Un proyecto con contratistas mal seleccionados o interpretaciones incorrectas de las soluciones puede acarrear grandes pérdidas y ser devastador para los resultados de las empresas. ¿Cuál es la causa de esto? En muchos casos se debe a la falta de información clara o ambigüedades en cuanto a los requisitos necesarios para llevar a cabo el proyecto.
Imagina que tu empresa se encuentra en la etapa de construcción de un edificio residencial y necesitas encontrar soluciones para prevenir inundaciones en los niveles de estacionamiento durante lluvias intensas. Una forma efectiva de buscar respuestas es a través del envío de un documento de solicitud de información a diversos contratistas especializados.
¿Cómo puede un contratista establecer una comunicación fluida?
En este artículo, revisaremos el papel de los RFI’s (Request for Information, por sus siglas en inglés) y sus implicaciones en los proyectos de construcción. Descubre cómo esta herramienta clave promueve la claridad y la colaboración efectiva entre todas las partes involucradas en el proceso de construcción.
¿Qué es una RFI?
Una solicitud de información es un documento que se envía a potenciales proveedores, contratistas o subcontratistas con el fin de recopilar información sobre los servicios que brindan, sus competencias y los productos que ofrecen.
En construcción, el propósito de una RFI es resolver las brechas de información, eliminar ambigüedades y capturar decisiones específicas del proyecto. Por lo general, las preguntas de RFI se formulan y resuelven durante el proceso de licitación de un proyecto y/o durante el curso de construcción del proyecto.
Este enfoque asegura una comunicación efectiva entre todas las partes involucradas y ayuda a garantizar que se obtenga la información necesaria para tomar decisiones fundamentadas y lograr un proyecto exitoso.
Los documentos de RFI pueden incluir una gran variedad de datos, las metas u objetivos generales, los criterios de evaluación o detalles de presentación y mucho más. A continuación te mencionamos algunos de los más importantes:
Los detalles del proyecto.
El criterio de evaluación.
Las competencias.
Los datos de envío.
La fecha límite para responder.
La información solicitada.
Ahora bien, ¿Cuándo es necesario enviar un RFI?
Después de determinar que tienes un problema que hay que resolver o un proyecto en el que necesitarás el apoyo de un proveedor, será el momento de enviar el documento de RFI.
Una vez que hayas revisado el documento de RFI completo, podrás tomar la decisión sobre qué proveedores aún te resultan interesantes. A continuación, podrás utilizar esta lista reducida para enviar solicitudes de propuestas, con el fin de obtener más detalles sobre cómo cada proveedor planea ejecutar el proyecto.
Este proceso te permitirá recopilar información adicional, comparar propuestas y tomar una decisión informada sobre el proveedor más adecuado para llevar a cabo tu proyecto.
Asimismo, como resultado del envío de la solicitud de información, puede resultar muy útil crear una lista breve de los potenciales proveedores que más adelante se puede convertir en tu directorio de proveedores. Esta lista se convertirá en una valiosa herramienta para futuras referencias y facilitará la gestión de tus relaciones con proveedores confiables y calificados.
El objetivo principal del proceso de RFI es eliminar la necesidad de acciones correctivas, costosas y lentas durante el ciclo de vida de un proyecto, así que, ¡no olvides incluirlas como herramienta de gestión de tus proyectos!
Si quieres conocer cuáles son las herramientas tecnológicas que puedes utilizar para el envío de RFI’s en tus proyectos de construcción, visita nuestro sitio web www.systec-construction.com o bien, escríbenos a info@systec-construction.com para brindarte atención personalizada.