La importancia de la gestión de requisitos en la planificación de proyectos de construcción

¿Qué es la gestión de requisitos?

Es el proceso de recopilación, análisis, verificación y validación de las necesidades y requisitos del proyecto que se está desarrollando. El éxito de la gestión de requisitos garantiza que los productos finales satisfagan las expectativas de las partes interesadas.

¿Por qué es importante?

La recopilación de requisitos es esencial en la planificación de proyectos, no solo porque fomenta la comunicación con los involucrados desde el inicio de un proyecto y logra evitar errores al realizar un seguimiento de los cambios en los requisitos, sino porque permite la trazabilidad desde su formulación original hasta el momento actual.

Para conseguir dicha trazabilidad, cada cambio ejecutado debe ser documentado.

Pasos a seguir:

1. Identifica a los participantes: Los participantes o las partes interesadas son aquellas personas involucradas en el proyecto, ya sean socios internos o externos. Identificar primero estos roles te ayudará a determinar quiénes deben revisar el alcance del proyecto más adelante.

2. Reúnete con las partes interesadas: Una vez identificadas las partes interesadas, reúnete con ellos para tener una idea clara de lo que esperan obtener del proyecto. Es muy importante poder comprender sus expectativas, ya que, en definitiva, tus entregables estarán destinados a ellos.

3. Documenta la información: El objetivo es documentar tanta información como puedas, para poder tener todas las respuestas que necesitas para empezar tu proyecto. Te recomendamos usar una herramienta de gestión de proyectos para recopilar y documentar esta información. De esa manera, podrás mantener el plan, los requisitos y las comunicaciones del proyecto en un solo lugar.

4. Enumera los requerimientos: Una vez que hayas completado el proceso de solicitudes, usa la información que has recopilado para crear el plan de gestión de requisitos.

5. Obtén la aprobación: Cuando hayas formalizado los requisitos de tu proyecto, necesitarás obtener la aprobación de las partes interesadas para asegurarte de satisfacer las necesidades de los usuarios. Fomentar una comunicación clara también ayudará a evitar que ocurran corrupciones en el alcance, ya que aseguras de que todos conozcan los límites del proyecto desde el principio.

6. Supervisa el progreso: La última etapa es supervisar el progreso de tu proyecto. Puedes usar un software de gestión de proyectos para dar seguimiento al presupuesto y a otros requisitos a medida que avanzas en la ejecución. El beneficio del software de gestión de proyectos es que puedes visualizar los cambios en tu proyecto en tiempo real y actuar de inmediato cuando algo salga mal.

Si bien es cierto que los requerimientos surgen de diversas fuentes, su recolección debe hacerse mediante un proceso ordenado. Contar con un software de gestión de proyectos en el que puedas guardar toda la información y trasladarla fácilmente a la siguiente fase te será de gran ayuda.

Ventajas de utilizar herramientas de gestión:

• Trazabilidad bidireccional

• Comunicación colaborativa en tiempo real

• Proceso de revisión eficaz y escalable

• Análisis de riesgos activo

• Aumento de la eficacia y optimización de los procesos

El propósito de la gestión de requerimientos es asegurar que el proyecto cumple con las expectativas de tus clientes y de los interesados, por lo tanto, tener requisitos definidos de manera inadecuada puede resultar en un aumento del alcance, retrasos en el proyecto, sobrecostos y una calidad deficiente del producto que no cumple con las necesidades del cliente y los requisitos de seguridad.

Si quieres conocer cuáles son las herramientas tecnológicas que puedes utilizar para la gestión de requisitos en tus proyectos de construcción, visita nuestro sitio web www.systec-construction.com o bien, escríbenos a info@systec-construction.com para brindarte atención personalizada.