Cuando somos dueños de múltiples propiedades — sujetas a ser arrendadas o no — es necesario estructurar y gestionar eficientemente nuestro portafolio de inmuebles para facilitar su administración, contando con información relevante y bien organizada de cada propiedad. Esto nos permitirá lograr una mejor y oportuna toma de decisiones sobre cada uno de nuestros inmuebles.
Para construir un portafolio de propiedades existen 3 componentes clave que nos permitirán contar con una estructura adecuada para manejar fácilmente la información:
Definir la estructura del catálogo
Consolidar y organizar la información
Proveer claridad en los procesos
En este artículo te hablaremos sobre el primer componente: “Definir la estructura del catálogo”.
La estructura de nuestro catálogo de inmuebles deberá llevarnos de lo general a lo particular, iniciando por la consolidación de todas las propiedades. Posteriormente clasificaremos dichas propiedades por región, tipo de inmueble, espacio y elemento.
Para entender mejor esta estructura, explicaremos cada uno de los niveles:
Portafolio propiedades: En este nivel se consolidan todas las propiedades con las que contamos para su posterior clasificación.
Región: Permite clasificar las propiedades por ubicación geográfica para facilitar la rápida obtención de datos importantes relacionados con las propiedades de una región específica.
Ejemplo: Una empresa con presencia en múltiples regiones del país que recibe el pago de renta por los espacios dentro de sus inmuebles, al contar con un nivel que le permita clasificar geográficamente, podrá conocer el monto anual o mensual de rentas que recibirá por región.
Inmuebles: En este nivel se clasifican los tipos de inmuebles con los que contamos, de acuerdo a sus características generales.
Ejemplo: Si una empresa renta inmuebles con distintos giros como el comercial, oficinas y consultorios, este nivel nos dará la visibilidad para conocer cuántos inmuebles hay de cada giro y gestionar la administración de cada uno de acuerdo a sus necesidades.
Espacio: Se ordenan los espacios dentro de nuestro inmueble de acuerdo a sus características particulares ligadas a su contrato de arrendamiento.
Ejemplo: Una empresa que renta locales comerciales necesita gestionar la administración de cada espacio y conocer los datos importantes como son las fechas de término del contrato, fechas del pago de renta, costos de servicios, etc.
Elementos: En este nivel se clasifican los activos que tenemos dentro de la propiedad, lo cual permitirá llevar a cabo una gestión de mantenimiento para cada uno de los activos.
Ejemplo: Una empresa dueña de una cadena de supermercados que necesita rentar grandes espacios para operar, deberá llevar la gestión de sus inmuebles hasta un nivel de elemento que le permita gestionar el mantenimiento de sus activos como puede ser el caso de las bandas transportadoras de las cajas, los carritos, refrigeradores, basculas, camaras de seguridad, etc.
Para llevar la estructura a nivel elemento, es recomendable utilizar una FBS (Functional Breakdown Structure) la cual consiste en jerarquizar por importancia los elementos en un espacio en base en su función para priorizar su mantenimiento.
Ejemplo: En una cadena de cines el tener organizados sus activos con una FBS permitiría que el encargado del mantenimiento de los cines pueda identificar que los proyectores y las máquinas palomeras son activos importantes para la operación del negocio, por lo que priorizará el mantenimiento de los mismos.
Contar con un software que nos permita organizar nuestro catálogo de propiedades hasta llegar al nivel de detalle necesario, de acuerdo a las características de nuestra organización, nos brinda una gran ventaja para llevar en orden nuestra gestión de inmuebles. Además favorece la colaboración, automatización de procesos, transparencia y trazabilidad.
Primavera Unifier Facilities and Assets Management de Oracle cuenta con las características para poder estructurar tu catálogo de propiedades y llevarlo hasta el nivel de detalle que necesites. Para conocer más sobre esta herramienta ingresa a https://www.systec.com.mx/primavera-unifier-fam.