Trazabilidad documental: una clave para la colaboración eficiente en proyectos de construcción



En el mundo de la construcción se trabaja con millones de documentos operativos y administrativos como lo son planos, detalles constructivos, minutas, reportes, entre otros. Esto constantemente plantea la problemática de saber si el documento que se está consultando o en el que se está trabajando es la versión correcta y tiene la información actualizada y necesaria.


Pongamos el siguiente ejemplo: una empresa de construcción necesita finalizar un contrato para poder enviarlo al cliente final. Antes de hacer ese envío el documento tiene que pasar por varios departamentos quienes deben revisarlo y validarlo. En un escenario convencional el documento se compartiría a cada departamento por correo electrónico, pero ¿qué pasa si en alguna de esas fases se produjera un error?. Lo más probable es que este se arrastraría hasta el final de la cadena haciendo imposible saber en qué momento se originó. Entonces ¿cómo podemos reducir esto? La respuesta es sencilla, mediante la trazabilidad; ya que gracias a ella podemos acceder al estado del documento en cada momento y así identificar el punto crítico y recuperarlo justo antes de la modificación errónea


La trazabilidad es uno de los aspectos más importantes de la gestión documental pues nos permite conocer la trayectoria de un documento desde su creación, hasta la entrega al cliente final. Eso especialmente cuando trabajas en equipo, o si realizas documentos que pasan por distintas versiones. Tener la capacidad de identificar todos los cambios te ayudará a ser más ágil y eficiente.


¿Qué datos son los importantes en la trazabilidad?

  • El origen del documento: es decir, quién lo creó y cuando fue creado.

  • Las operaciones: que contempla todos los cambios que se han realizado y quién los hizo.

  • La ubicación: los documentos deben estar almacenados en un repositorio único que permita la accesibilidad para todos los usuarios.


Es evidente que para poder garantizar la calidad de los datos es necesario trazar los documentos con un software de gestión específico. Te recomendamos que revises el artículo: La herramienta colaborativa que necesitas para gestionar tus documentos para conocer más sobre Aconex, una herramienta especializada en gestión documental.


Finalmente te mencionamos algunas características importantes que debes tomar en cuenta si estás pensando en adquirir un software para la gestión documental:

  1. Debe fomentar la colaboración entre las diferentes partes y organizaciones de un proyecto a través de accesos controlados, mientras asegura la correcta accesibilidad a los documentos pero siempre cuidando la integridad de los mismos.

  2. Tener la capacidad de ser empleado como EDC (Entorno de Datos Común) para proyectos BIM, dada la importancia que esta metodología tiene actualmente.

  3. Incluir funcionalidades que permitan el intercambio de información entre cliente y proveedor con el objetivo de eliminar el uso excesivo de correos electrónicos para cuidar la trazabilidad de la información.


Ahora que ya conoces qué es y cómo funciona la trazabilidad de documentos, solo te queda poner manos a la obra e incorporarla en tu empresa. Verás cómo desde el primer momento disfrutas de un mayor control.


Si quieres saber cómo puedes optimizar la colaboración y la gestión documental en tus proyectos de construcción escribenos a info@systec-construction.com o visita nuestro sitio www.systec-construction.com/



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