En un proyecto de construcción, se generan grandes cantidades de documentos, planos, correspondencia y procesos. La necesidad de compartir esta información se extiende a diversas partes, tanto internas (dentro de la organización) como externas (involucrando a contratistas, clientes y subcontratistas).
La complejidad de estos documentos y los diferentes participantes involucrados resaltan la importancia de contar con un sistema eficiente de gestión documental. Una plataforma no solo facilita la distribución de información, sino que también mejora la colaboración y asegura que todos tengan acceso a la documentación esencial para el avance y éxito del proyecto.
Pero, ¿qué papel juega Oracle Aconex en este escenario?
Aconex, una herramienta basada en la nube, concentra toda la información en un solo lugar, ofreciendo módulos especializados para gestionar cada uno de los elementos mencionados en los párrafos anteriores.
Dentro de su módulo DOCUMENTS, puedes llevar a cabo diversas acciones para la gestión de documentos, entre las cuales se incluyen:
Registro de documentos de cualquier tipo y tamaño
Manejo de versiones
Búsquedas avanzadas para un rastreo eficiente
Protección de aquellos documentos que contengan información sensible
Anotaciones sobre documentos que tengan que ser actualizados
EnvÃo de grupos de documentos a través de Transmittals
Para la gestión de correspondencia, cuenta con el módulo MAILS, las acciones que podrás realizar aquà son las siguientes:
Visibilidad completa de la cadena de correos gracias a identificadores únicos asociados a cada mensaje.
EnvÃo y recepción de correos.
Rastreabilidad de los correos a través de categorÃas.
Generación de plantillas.
Correos confidenciales diseñados para enviar información a destinatarios especÃficos.
Para la administración de los dibujos y planos está disponible el módulo MODELS, donde puedes realizar las siguientes acciones:
Carga de modelos para navegar en sus componentes.
Levantamiento de incidentes asociados a un modelo.
Gestiona el seguimiento de los issues levantados, a través de tableros de control.
Por último, para la eficiente gestión de procesos, se dispone del módulo WORKFLOWS con el cual puedes disfrutar de las siguientes funcionalidades:
Crea plantillas de procesos para revisión o aprobación de documentos.
Comparte anotaciones hechas a un documento con otros revisores.
Genera reportes sobre el estatus de los documentos que se encuentran en revisión.
En proyectos de construcción, enfrentar la complejidad de la información requiere un enfoque eficiente. Por eso, Aconex busca proporcionar soluciones especÃficas mediante módulos especializados. Estos te permitirán realizar una gestión detallada de documentos, correspondencia, planos y procesos, mejorando significativamente la colaboración y garantizando el éxito de tu proyecto.
Es esencial reconocer que la gestión documental no solo se trata de organizar archivos, sino de facilitar el flujo continuo de información importante. A través de herramientas especÃficas, Aconex no solo simplifica la administración, sino que también fortalece la transparencia y la eficiencia en cada fase del proyecto. La integración de estos módulos no solo optimiza la colaboración entre equipos internos y externos, sino que también sienta las bases para un desarrollo fluido.
Asà que, si te interesa conocer un poco más de estos módulos, te invitamos a conocer más del tema, en nuestro sitio web https://www.systec-construction.com/oracle-aconex, o bien a través de info@systec-construction.com, en donde atenderemos todas tus dudas.