Un transmittal es un mecanismo que te ayuda a enviar y compartir información mediante el correo electrónico. Esta funcionalidad de Aconex permite administrar de manera organizada y rastreable la amplia variedad de documentos que circulan en un proyecto de construcción, involucrando a múltiples partes interesadas.
Gracias a esta trazabilidad, tu empresa podrá enfrentar cualquier posible controversia generada por la falta de rastreo de documentos.
Por ejemplo, veamos el siguiente caso:
En este proyecto, están involucrados varios participantes y …
… es necesario compartir con ellos las últimas actualizaciones de las especificaciones técnicas, garantizando la confidencialidad de la información clave.
¿Cómo solucionar esta situación?
El Arquitecto, al ser parte de la organización, tiene acceso directo al Registro de documentos. Sin embargo, en el caso del Contratista y del Cliente, la información debe compartirse mediante un transmittal, asegurando que el documento se distribuye correctamente, se recibe adecuadamente y se mantiene bajo control.
¿Por qué usar un Transmittal y no un correo convencional?
Una de las fortalezas principales de Aconex es que, al crear un Transmittal, toda la información se registra y se almacena dentro del módulo de correos. Incluyendo datos como los nombres del remitente y del destinatario, asà como las fechas relevantes.
Además, al utilizar esta función, disfrutarás de los siguientes beneficios.
Los documentos están registrados correctamente
El primer paso para enviar un transmittal es tener registrado el documento dentro de Aconex. La información enviada a través de este método incluye todas las etiquetas asociadas al documento, como son:
Número de documento
Revisión
TÃtulo
Estatus
Garantizar que los documentos se entreguen
Una vez enviado el documento, los destinatarios podrán visualizar la información en su registro de documentos. Adicionalmente, dentro del módulo se generará un correo etiquetado como "transmittal," identificado por las iniciales "TRN" (lo que indica el tipo de correo). Esto facilitará el seguimiento de todos los correos generados con esta función.
Mantener el control de las versiones
Dado que el número de versión se genera automáticamente en Aconex cuando detecta que el documento ha sido actualizado, el riesgo de consultar o revisar una versión obsoleta disminuye significativamente.
Para ayudarte a ubicar los documentos que han sido transmitidos en el Registro de Documentos, puedes agregar una columna especÃfica para identificarlos rápidamente.
Rastreabilidad y reportes
Tendrás la capacidad de realizar búsquedas filtrando el tipo de correo, lo que te permitirá generar informes y detectar con rapidez si hay alguna acción pendiente relacionada con esta información.
En conclusión, el uso de esta herramienta te ofrece una forma de mantener tus documentos bajo control cuando se trata de compartir información con diferentes personas. La trazabilidad que proporciona logra prevenir desacuerdos y garantizar la integridad de los documentos, ya que permite a las empresas mantener un registro claro de todas las interacciones.
Ahora que sabes que Aconex puede ayudarte a asegurar la comunicación en tu proyecto, te invito a conocer más del tema, en nuestro sitio web https://www.systec-construction.com/primavera-aconex, o bien a través de info@systec.com.mx, donde atenderemos todas tus dudas.