¿Sabías que el 31% de problemas de comunicación en un proyecto de construcción se debe a que no recibimos las respuestas correctas?
Para abordar este problema, Aconex cuenta con un módulo de correos que enfoca su uso como un método de comunicación efectivo, más allá de considerarlo simplemente como una simple herramienta.
Para aprovechar al máximo el uso de los correos, la plataforma te brinda asistencia para optimizar la comunicación con las partes interesadas a través del módulo en los siguientes tres escenarios clave:
1. Requerir una respuesta. Imagina que las medidas de un plano deben ser corregidas a la brevedad. Con ayuda de un correo que delimite la fecha de respuesta, puedes evitar cuellos de botella que detengan una actividad crítica dentro de tu proyecto.
2. Brindar información a alguien. El plan de seguridad y salud ha sido actualizado,así que quieres avisar de los cambios. Para ello puedes enviar un correo que informe al Gerente del proyecto de las nuevas modificaciones.
3. Dar instrucciones o direcciones. Las especificaciones técnicas requieren ser aprobadas por el director del proyecto. Un correo que solicite aprobación ayudará a gestionar correctamente esta información.
Pero, ¿qué distingue a Aconex de un correo electrónico institucional como MS Outlook en la gestión de la comunicación efectiva?
1. Los documentos adjuntos no tienen límite: Aconex ofrece la capacidad de adjuntar documentos de cualquier tipo, sin restricciones en cuanto al tamaño del archivo.
2. Los correos no pueden ser recuperados, modificados o eliminados: Una vez que el correo ha sido enviado, y con el propósito de mantener una trazabilidad efectiva en la comunicación, los correos nunca podrán ser eliminados y permanecerán accesibles para todas las personas autorizadas en el proyecto.
3. Ningún dato en el correo se pierde: Al enviar un correo nuevo, es necesario completar ciertos campos obligatorios para facilitar búsquedas y garantizar la protección de la información. Por ejemplo, puedes etiquetar tu correo con el campo “especificaciones” o con el campo "tipo de correo", de esta manera lograrás identificar fácilmente el contenido.
4. Seguimiento del proceso de correos: Como se mencionó anteriormente, Aconex busca utilizar los correos como un método de comunicación, por lo tanto, la asignación de estatus (respondido, pendiente, vencido) facilita la identificación de dónde se encuentra el correo en el proceso, lo que permite una clara visualización de cualquier posible retraso.
Sin duda, Aconex es una solución integral para mejorar la gestión de la comunicación en proyectos, abordando uno de los principales desafíos: la obtención de respuestas precisas y la trazabilidad efectiva. Su enfoque en la eficacia de los correos va más allá de ser una simple herramienta, brindando ventajas como la capacidad ilimitada de adjuntar documentos, la inalterabilidad de los mensajes enviados y la retención completa de datos.
Ahora que ya conoces cómo Aconex puede ayudarte a mejorar la comunicación en tu proyecto de construcción, te invitamos a conocer más del tema, en nuestro sitio web https://www.systec-construction.com/oracle-aconex, o bien a través de info@systec-construction.com, en donde atenderemos todas tus dudas.