CRRC, empresa lÃder en la fabricación de equipos y soluciones ferroviarias, actualmente desempeña un papel fundamental en el desarrollo de la LÃnea 4 del Tren Ligero de Guadalajara, en México. Esta compañÃa de origen chino está a cargo de la supervisión y fabricación de los trenes que formarán parte de esta iniciativa.
La ejecución de este proyecto representará un impacto significativo en la movilidad y la conectividad entre Guadalajara, Tlaquepaque y Tlajomulco. Gracias a esta nueva lÃnea de tren ligero, los ciudadanos podrán desplazarse entre estos puntos en tan solo 35 minutos, beneficiando a más de 117,000 usuarios diarios. (El Economista, 2023)
Retos empresariales
Un gran número de participantes, empresas y paÃses estarán involucrados en todas las fases del proyecto; por lo tanto, CRRC se enfrenta a diversos desafÃos.
En proyectos de este tipo es inevitable el uso de grandes volúmenes de documentos; sin embargo, la gestión de dicha documentación no es tarea fácil, ya que implica enfrentar retos logÃsticos y tecnológicos, solo por mencionar algunos.
Por ejemplo, los documentos deben ser compartidos con las otras organizaciones que participan en el proyecto. Asà que la empresa debe mantener la coherencia y la integridad de los datos, la accesibilidad a las versiones y los cambios realizados a planos y documentos asociados a la fabricación de los trenes.
Por lo tanto, para CRRC era fundamental contar con sistemas y procesos de gestión de documentos que permitieran la trazabilidad de las modificaciones y la actualización oportuna de los archivos compartidos. Y que de igual forma, les brindará la certeza de que sus datos estaban seguros.
La solución: Oracle Aconex
Para resolver estos retos, CRRC adquirió Oracle Aconex como la plataforma de ayuda para lograr una visibilidad inmediata de toda la correspondencia surgida en el proyecto. Junto con el asesoramiento de SYSTEC se lograron obtener los siguientes cambios:
1. Mejor gestión documental. La implementación de este sistema de gestión de documentos marcó una diferencia en el proyecto. Internamente, los equipos podrán compartir y colaborar en documentos de manera más eficaz. Y externamente, la comunicación con socios y partes interesadas se volverá más fluida, ya que los documentos clave se compartirán de manera segura y se accederá a ellos con facilidad.
De igual forma, se logró implementar una solución que permitió mantener la confidencialidad de ciertos documentos, restringiendo su acceso a determinadas organizaciones y centrando la atención únicamente en los documentos que debÃan compartirse con proveedores, contratistas y demás.
2. Optimización en la rastreabilidad documental. Antes de la implementación de Aconex, la búsqueda y el seguimiento de documentos relevantes podÃa ser una tarea muy pesada. Sin embargo, con el nuevo sistema, los equipos podrán encontrar rápidamente los documentos necesarios, lo que se traduce en una disminución importante en los tiempos dedicados a esta tarea.
3. Gestión oportuna de cambios en la documentación. Con la plataforma, se pueden establecer flujos de trabajo eficaces para realizar revisiones y seguimiento de los cambios en los documentos. AsÃ, los equipos podrán identificar y abordar rápidamente cualquier cambio, evitando retrasos innecesarios y garantizando que la documentación esté siempre actualizada.
Además, es importante recalcar que la gestión de control documental se realizó siguiendo el esquema y las normativas previamente establecidas por la empresa. Para asegurar la coherencia y la continuidad en la gestión de documentos, se crearon más de 100 campos documentales que se alineaban con los formatos y categorÃas que la empresa ya tenÃa en uso.
¿Quiénes somos?
SYSTEC es una empresa de consultorÃa que cuenta con una amplia experiencia en gestión de proyectos. Nuestra sólida trayectoria se respalda con más 36 años en el negocio, que se traducen en un conocimiento profundo de los desafÃos y dinámicas propias de este sector.
CRRC, por su parte, es una empresa que se distingue por su incansable búsqueda de la innovación tecnológica. A través de un compromiso constante con la excelencia, ha logrado desarrollar productos de categorÃa mundial que destacan en la industria de transporte. Se ha convertido en un referente global en el ámbito de la tecnologÃa y la fabricación.
Si tú al igual que CRRC, compartes la misma pasión por la innovación y buscas optimizar la gestión de documentos para megaproyectos, tales como la construcción de aeropuertos, infraestructuras de gran magnitud o sistemas ferroviarios avanzados, te invitamos a que te pongas en contacto con nosotros.
En SYSTEC contamos con un equipo capacitado y las plataformas indicadas para abordar con éxito proyectos de cualquier magnitud. Nuestro personal cuenta con un amplio dominio en software especializado para la gestión de proyectos y todos sus procesos asociados. Además, somos capaces de adaptarnos y ser flexibles para satisfacer las necesidades especÃficas de cada cliente, asegurando soluciones personalizadas y efectivas.