Logra una administración exitosa en tus proyectos con la gestión de adquisiciones

Una tarea importante en un proyecto es decidir qué compras pueden ser llevadas a cabo por el propio equipo y cuáles será necesario contratar externamente. De una u otra forma, los motivos, restricciones y ventajas para la contratación de un bien o servicio con un tercero debe ser administrada.

En este artículo te compartiremos los pasos a seguir para llevar a cabo esta administración.

Durante la etapa de planificación de un proyecto, es posible identificar tareas que necesiten la contratación o adquisición de productos y servicios. Esta gestión implica la administración de contratos, órdenes de compra, y memorandos de entendimiento internos y externos.

Para ello, se requieren de procesos de planificación, adjudicación, control y cierre administrativo, los cuales interactúan entre sí para que la obra tenga el material o servicio necesario para su avance.

1. Planificación de las adquisiciones

Este proceso implica documentar las decisiones de compra del proyecto, detallando los elementos a adquirir y enumerando los proveedores potenciales. Además, es necesario registrar los detalles sobre cómo y cuándo se llevarán a cabo las adquisiciones.

En esta etapa también se realizarán preguntas básicas. Entre estas preguntas se pueden incluir las siguientes:

• ¿Los participantes necesitan este recurso para una fecha específica?

• ¿El equipo contará con un proceso específico para evaluar a los diferentes proveedores?

• ¿El equipo enviará solicitudes de propuestas a los proveedores potenciales?

2. Realización de las adquisiciones

Durante este proceso, se envían solicitudes de propuestas a los proveedores, se reciben las respuestas y se formaliza el acuerdo o contrato. Por lo general, esta etapa culmina con la generación de un documento, como una orden de compra, para finalizar todos los detalles del acuerdo.

3. Controlar las adquisiciones

En este paso, la atención se centra en el control de las adquisiciones y el monitoreo del desempeño de los contratos. El objetivo de este proceso es asegurar el cumplimiento de los términos establecidos en el contrato por todas las partes involucradas, garantizar que los resultados se logren según las especificaciones y cumplir con las obligaciones establecidas.

Además, en esta etapa, uno de los controles más importantes será el control de los cambios solicitados en el contrato. Este concepto se refiere al proceso mediante el cual se pueden realizar modificaciones en la adquisición. Dicho control incluye los procedimientos para la aceptación de dichos cambios o el método de resolución de disputas, pero ese es tema para nuestros próximos artículos.

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