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La hoja de costos: una herramienta clave para gestionar el presupuesto del proyecto


¿Cómo registras todo el dinero que utilizaste en tu proyecto? Este es un planteamiento clave que debes de hacerte como parte de la gestión de tu proyecto.


Un proceso de acercamiento a los costos que requiere la ejecución de un proyecto es fundamental para entender si este es posible o no. Por esa razón en este artículo revisaremos una herramienta esencial que debes conocer.


Una hoja de costos, como su nombre lo dice, es un documento que recopila todos los costos que se incluyen en un trabajo en particular. Este documento se construye en la fase de planeación o de inicio, sin embargo, se debe actualizar constantemente; se recogen los gastos relacionados con los equipos y materiales, los que tienen que ver con la infraestructura, los tecnológicos, los de personal, los que están relacionados con la capacitación de los equipos de trabajo y también los gastos de tipo indirecto.


En ella se explica dónde ocurrieron cada uno de los gastos y, por lo tanto, los clientes o dueños del proyecto pueden comprender fácilmente en que se está utilizando su dinero. Cada vez que se incurre en un costo, se registra en la hoja.


Por ejemplo, si un aeropuerto está buscando una empresa para dar mantenimiento a las pistas, las empresas de mantenimiento analizarán cuánto les costaría, para después presentar una oferta por el contrato. Cuando se elige una empresa para llevar a cabo el mantenimiento, la empresa contratista puede usar una hoja de costos para registrar el gasto con el concepto de costos de mantenimiento, lo que permitirá tener claridad de lo que les costó un servicio.


Oracle Primavera Cloud te ofrece la app de gestión de costos, con la cual podrás llevar un control de los mismos. Dentro de sus bondades incluye un concepto importante que facilita la gestión, la estructura de costos (CBS o Cost Breakdown Structure).


El CBS estandariza los costos en categorías que representan fuentes de costos manejables para tu empresa y un sistema estándar de clasificación de costos. Al clasificar los costos, tu empresa puede comprender mejor cuánto gastó en cada concepto por producto producido.


Por último, tomemos un minuto para ver algunas de las secciones que Oracle Primavera Cloud (OPC) te permite manejar dentro de la hoja de costos:

  • Dispone de la información concerniente al presupuesto aprobado, es decir, la suma de todos los costos registrados en la hoja de costos.

  • Proporciona campos para gestionar cambios al presupuesto, con los cuales podrás rastrear cualquier modificación que haya tenido tu presupuesto original.

  • Cuenta con campos para el registro de presupuestos actuales gracias a los cuales podrás tener un comparativo entre lo que planeaste contra lo que estás utilizando verdaderamente.

En resumen, la hoja de costos se utiliza para resumir el valor de los costos directos e indirectos. Con este formato tendrás una guía de los aspectos más importantes que deben destacarse en tu proyecto con respecto a los costos.

Pon en práctica la gestión de costos en tu próximo proyecto para mantenerte dentro del presupuesto en todo momento. Si quieres aprender más acerca de cómo Oracle Primavera Cloud puede ayudarte en la gestión de tus proyectos, visita nuestro sitio web www.systec-construction.com/primavera-cloud o bien, escríbenos a info@systec-construction.com para brindarte atención personalizada.


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