En nuestro anterior blog conocimos 5 comportamientos que debemos evitar a toda costa en las reuniones de trabajo. Aunado a esto, en las juntas de trabajo existe una mejor manera de aprovechar el tiempo y que este sea en verdad, valioso.
Te presentamos diez prácticas que puedes implementar para mejorar la eficacia de las reuniones de trabajo, y reducir los factores que detonan comportamientos disfuncionales:
1. Determinar si la reunión es necesaria
Es fácil sugerir una reunión rápida para resolver detalles de proyectos, tareas o problemas. Pero antes de programarla, considera si la reunión es realmente necesaria, qué planeas lograr y por qué una reunión en persona es mejor que un correo electrónico.
2. Estimar una duración exacta del tiempo de reunión
Calcula los parámetros a lo largo de la discusión. La mayoría de las personas programan reuniones para el tiempo predeterminado de una hora o treinta minutos, y luego suelen ocupar ese tiempo durante la reunión. Pero si la discusión solo tomará 15, 18 o 25 minutos, fija una duración más adecuada y ahorra a todos tiempo.
3. Establece la agenda antes de tiempo y apégate a ella
Sin una agenda establecida, es más probable que las reuniones se desvíen. Crea una agenda con anticipación, incluidos los plazos sugeridos para cada elemento de la agenda, y envíala a todos los miembros de la reunión. Permite que los participantes comenten y agreguen elementos a la agenda. Luego, asegúrate de cumplir la agenda durante la reunión.
4. Incluye un objetivo claro y las expectativas sobre la reunión en la invitación
Una vez que tengas una agenda, es hora de enviar la invitación a la reunión. Asegúrate de incluir su objetivo previsto para la reunión y cualquier expectativa que tengas de los asistentes. Con este conjunto anticipado, los asistentes saben lo que está por venir y se les puede pedir que participen y estén preparados.
5. Invita a las personas adecuadas
Invitar a las personas adecuadas es tan importante como establecer la agenda. Invita a personas que participen en la discusión, y que no solo estén allí como espectadores. Además, se ha vuelto muy fácil invitar a todos los que puedan estar interesados o tengan una opinión sobre el tema. Sin embargo, aquí es donde las reuniones pueden costar más. Al limitar el número de asistentes, la reunión se hace más corta, fomenta la participación y mejora la responsabilidad.
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