En la actualidad, un reto importante para los administradores de proyectos y portafolios consiste en la alineación del portafolio y sus componentes hacia la estrategia del negocio.
El proceso de administración del portafolio estratégico de proyectos representa una manera formal y estructurada de identificar los proyectos que generan un valor al portafolio, pero además, encamina a la empresa hacia un objetivo común.
Si la organización no tiene bien definido un proceso de evaluación, selección y priorización del portafolio de proyectos, es muy probable que ésta realice proyectos que no estén totalmente alineados con la estrategia. Algunos factores que nos llevan a cometer este tipo de errores son los siguientes:
La selección de los proyectos a ejecutar se hace de manera informal.
Dentro de la misma organización pueden existir varias oficinas de proyectos (PMO - Project Management Office) paralelas con criterios particulares, sin una centralización de información que sirva como filtro para la selección de los proyectos que se incluirán en el portafolio.
Las decisiones de negocio se toman dando el peso más importante a la infraestructura tecnológica y no a la estrategia.
¿Cómo hacer una planeación estratégica para alinear tus proyectos?
Al ser la planeación estratégica una guía para determinar el éxito o fracaso de los objetivos empresariales y sus proyectos, se requieren seguir varios pasos que se enlistan a continuación:
Paso 1: Entiende el entorno
El primer paso implica mirar dentro del negocio y hacia el mercado para entender el momento actual. Este diagnóstico es importante ya que permite entender el entorno de la empresa, y de esta manera identificar los proyectos más adecuados para alcanzar los objetivos. En este paso la herramienta que puedes utilizar es un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).
Paso 2: Provee personalidad a tu organización
Para que tu negocio tenga una personalidad definida, necesita una misión, visión y valores que sean reconocidos tanto por el público interno como externo. Es por eso que la filosofía de la empresa se vuelve un ingrediente clave y debe tomarse muy en serio, ya que gracias a ella se podrá orientar la toma de decisiones, las directrices estratégicas y los proyectos a ejecutar.
Paso 3: Define indicadores
En este momento es hora de poner en papel a donde necesita llegar el negocio y qué datos serán nuestra brújula para indicar el éxito de nuestra estrategia. Para definir estos indicadores puedes hacerte las siguientes preguntas: ¿Cuáles son los objetivos que tengo establecidos?¿Qué parámetros de cada objetivo se pueden medir?¿Qué parámetro me muestra de forma más clara el comportamiento y se alinea mejor con cada uno de los objetivos? Recuerda que estos indicadores también deben poder ser representados numéricamente y ser fáciles de graficar.
Paso 4: ¡En marcha!
Es hora de llevar la estrategia a la ejecución. Un error muy común en la planeación estratégica es creer que todo se resume en redactar el plan estratégico, mientras que el proceso involucra tanto crear el plan como convertirlo en realidad ejecutando proyectos. Para este paso te recomendamos leer el siguiente artículo: Las 5 equivocaciones más comunes que un líder de proyecto debe evitar.
Paso 5: Comparte resultados
Una organización en donde todos los miembros están enterados de los objetivos y sus avances, facilitará la participación y acelerará el logro de las metas. Esto sucede debido a que cada una de las partes involucradas puede compartir su experiencia y contribuir a la toma de decisiones con datos realistas. Como última etapa, deberás definir la periodicidad de reuniones para que todas las áreas de la empresa puedan conocer los resultados de los proyectos y cómo se lograron los objetivos.
Como puedes ver, la planeación estratégica es un componente esencial para lograr los objetivos empresariales que facilitan una evolución favorable y competitividad en el mercado.
Si tienes dudas sobre la planeación estratégica envíanos tus comentarios a info@systec.com.mx