Cómo seleccionar la metodología más adecuada al gestionar proyectos

Muchos de nosotros en nuestra vida profesional gestionamos proyectos, ya sea como administrador (PM) que maneja un portafolio de varios proyectos, o como miembro de un equipo que participa en actividades y tareas. Hoy en día, con la siempre creciente competencia en el mercado, se vuelve esencial encontrar métodos y mejores prácticas para incrementar la eficiencia y asegurar el éxito de proyectos.

La elección de la metodología de gestión de proyectos adecuada es fundamental para que tu equipo tenga la capacidad de entregar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Desde Waterfall hasta Agile y Kanban, existe una amplia gama de metodologías y prácticas de gestión de proyectos que se pueden aprovechar para alcanzar las metas establecidas.

En esta edición de nuestro blog descubre los pasos necesarios para elegir el óptimo método de administración de proyectos según las necesidades de tu proyecto, así como las ventajas de implementarlo para administrar tareas, organizar tiempos y establecer objetivos.

La importancia de definir un método de gestión de proyectos organizacional

Si bien no existe una forma perfecta de administrar un proyecto, al evaluar el tipo y el tamaño de los proyectos que tu empresa maneja - junto con los componentes clave involucrados - podrás elegir una metodología eficiente que se adapte a tus necesidades y requerimientos.

El proceso de seleccionar un método de gestión de proyectos organizacional puede parecer demasiado laborioso, pero evaluar y acordar una metodología brindará varios beneficios a tu organización. Una ventaja clave es que al seguir un método específico se proporciona una guía consistente para que un equipo establezca y maneje fácilmente los factores críticos involucrados en los proyectos, incluidos los recursos, el presupuesto, la asignación de los miembros del equipo, el cronograma y la relación con las partes interesadas.

Es cierto que puede ser abrumador elegir un enfoque correcto cuando hay tantos marcos disponibles. Sin embargo, recuerda que no necesariamente tienes que quedarte con una sola opción; en función de las fortalezas y debilidades de los diferentes métodos, algunas empresas consideran varios tipos de gestión de proyectos para cumplir con los requisitos de diferentes proyectos.

Revisión de las necesidades y del proceso actual

El factor clave para determinar la metodología adecuada es el tipo de proyecto que se administra. Con una gran variedad de marcos y metodologías, es fundamental reducir el enfoque revisando criterios específicos, que incluyen:

• Enfoque del proyecto (por ejemplo, actividades y tareas versus producto final)

• Participación de clientes y partes interesadas

• Industria del proyecto

• Flexibilidad en entregas y plazos de tiempo

• Asignación y cambios al presupuesto

• Número y tipo de equipos de trabajo que participan en el proyecto

• Complejidad del proyecto

• Recursos necesarios versus recursos disponibles

• Escalabilidad del proyecto

• Resistencia al cambio

• Rigidez de la estructura

• Especialización de roles

• Existencia de fechas fijas de inicio y fin

Selección del método de gestión de proyectos adecuado

Después de analizar todos los componentes del proyecto antes mencionados, el siguiente paso es identificar el mejor método de gestión que se adapte a tu proyecto. Los pasos generales para hacer esto son los siguientes:

1. Establecer las variables que impulsan y agilizan la ejecución de proyectos y analizarlas en el contexto de los objetivos generales del proyecto.

2. Evaluar todas las metodologías posibles (Waterfall, Agile, Scrum, Kanban, Hybrid, Lean etc.) y decidir qué métodos son los más relevantes para tus proyectos.

3. Determinar el posible impacto de una u otra metodología en caso de ser seleccionadas.

4. Analizar cada metodología potencial comparando los pros y los contras de cada una con tu proyecto.

5. Examinar qué metodología traerá el mayor éxito y eficiencia a tu proyecto y, al contrario, qué metodología traerá el mayor riesgo.

6. Colaborar con otros miembros del equipo para intercambiar opiniones y sopesar la decisión.

7. Documentar la metodología elegida para ser implementada y capacitarse en su uso.

8. Aplicar la metodología al proyecto y monitorear su progreso y éxito.

Una vez que hayas seleccionado el método (o métodos) correctos para tu organización y tipo de proyectos, es fundamental identificar un software de gestión de proyectos para facilitar el trabajo y aliviar los esfuerzos de todos los involucrados. ¡Visita nuestra página web www.systec.com.mx o escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir todas las soluciones tecnológicas que tenemos para ti en SYSTEC!