El objetivo del control de documentos es asegurar que la información documentada está disponible, es adecuada para su uso y está protegida. En estos documentos se puede contar con información crítica clave que puede influir en decisiones multimillonarias que afectan a la calidad, la seguridad y el presupuesto de tu negocio.
A pesar de esto, esta funcionalidad usualmente quedaba relegada; sin embargo, la tecnología ha cambiado todo esto.
Los profesionales del control documental han ampliado sus funciones con la automatización, mejorando la satisfacción laboral y añadiendo más valor a los proyectos y operaciones.
Evolución de la profesión
El trabajo de control de documentos ha evolucionado hacia una mayor capacidad. En el presente, la profesión establece los procedimientos y la estructura para el procesamiento de la documentación, apoya la configuración de los proyectos en una plataforma de software y audita los proyectos para garantizar que los equipos siguen los objetivos de toda la organización al tiempo que cumplen los requisitos específicos de los proyectos.
"Los responsables de la gestión de la información se han convertido en parte integral de la gestión del conocimiento", dice Samantha Hacker, profesional del control de documentos de Valley Metro
El impacto de la tecnología
En el pasado, el control de documentos era una función realizada por un grupo de personas, y la mayoría aún no dimensionaba el gran valor que aportaba esta actividad. Ahora, la tecnología ha hecho que el control de documentos pase a primer plano y se considere un componente fundamental del intercambio de información en un proyecto.
Sin embargo, en la actualidad, varias de las actividades que antes dependían de las personas ahora están automatizadas. Entre ellas, tenemos la revisión del desarrollo y la asignación de numeración de documentos, el seguimiento de las versiones, los documentos enviados, recibidos y aprobados, entre otras.
"A medida que la tecnología sigue avanzando, los programas informáticos crecen y se fusionan para convertirse en un cerebro de información centralizado del proyecto".
Samantha Hacker, controladora de documentos
Los equipos colaboran a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos, las imágenes y la comunicación, desde el inicio hasta las revisiones y aprobaciones. Esto sucede ya que las soluciones de software han pasado de ser puntuales a plataformas multifuncionales. Las mismas plataformas pueden actuar también como repositorios.
Datos, costos, y calendarios integrados en el proyecto
Plataformas como Oracle Aconex ofrecen un eje central para la información. Este espacio de trabajo virtual no solo sirve para la colaboración a lo largo de un proyecto o como almacén de documentos finales, sino también para los controles del proyecto y para diversas funcionalidades de los modelos de construcción.
Las soluciones tecnológicas se están integrando de forma más eficiente con otras soluciones, como las financieras y de programación, a medida que los sistemas basados en la nube se convierten en la norma.
Hoy en día, muchas personas están capacitadas para contribuir a la documentación de un proyecto, y se espera que muchas más entiendan el sistema de gestión de documentos; todo esto de la mano de las nuevas herramientas tecnológicas.
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