Es esencial organizar los recursos de manera efectiva para asegurar que cada etapa se complete a tiempo. En el contexto de los proyectos, esta gestión se conoce como asignación de recursos.
Uno de los principales desafíos en esta etapa es la poca visibilidad del trabajo realizado por los recursos, sobre todo cuando están involucrados en múltiples proyectos. Esta falta de claridad puede derivar a una sobreasignación no deseada.
En este artículo, conoce algunos tips para hacer asignaciones efectivas utilizando monday.com.
Primero, ¿qué es la asignación de recursos?
Describe el porcentaje de tiempo que un recurso dedica al trabajo facturable o bien a tareas que contribuyen a la rentabilidad en general.
Una correcta gestión de los recursos es indispensable, ya que si consideras el tiempo que un recurso dedica a tareas “menores” como buscar documentos, obtener aprobaciones y dar seguimiento al estado de otras tareas, te darás cuenta de que un alto porcentaje de tu tiempo se está "desperdiciando" en tareas menos importantes. Por lo tanto, es crucial optimizar tu tiempo para que puedas enfocarte en el trabajo calificado y estratégico.
Aunque pueda parecer una tarea sencilla, la asignación de recursos conlleva desafíos y complicaciones relevantes que debes tener en cuenta en su gestión, aquí algunos ejemplos:
1. La falta de visibilidad del trabajo puede llevar a una incertidumbre en cuanto a la disponibilidad del recurso, lo que a su vez puede resultar en una carga excesiva de trabajo y agotamiento de recursos.
2. Si el tiempo dedicado por el recurso a un proyecto se prolonga, esto puede ocasionar retrasos que impacten la finalización de otros proyectos en los que esté involucrado.
3. Si el tiempo del recurso suele enfocarse en tareas secundarias como documentación, reportes, aprobaciones y seguimiento, puede afectar su disponibilidad para tareas más críticas.
Entonces, ¿cómo asignar los recursos de manera efectiva utilizando monday.com?
En primer lugar, es fundamental establecer claramente el alcance y realizar una planificación exhaustiva del proyecto desde el principio. También implica considerar cuidadosamente los objetivos y elaborar un cronograma adecuado para llevar a cabo cada una de las actividades.
Después, es necesario desarrollar un directorio de recursos que permita llevar un registro del personal encargado de ejecutar las tareas planificadas. Este directorio también facilita la identificación de los recursos disponibles y proporciona una visión previa de la asignación.
Una vez completo el análisis, lleva a cabo la asignación y distribución de los recursos de acuerdo con las exigencias de cada actividad, considerando factores como la disponibilidad, modificaciones en el proyecto, ubicaciones, zonas horarias y posibles retrasos, entre otros. La implementación de un software de gestión de proyectos, como monday.com, puede simplificar y agilizar este proceso.
Dentro del espacio de trabajo, los tableros categorizan las actividades a partir de su grupo o WBS. En estos grupos, podrás asignar dos columnas que permitan reflejar los datos que se requieran desde el tablero de directorio de recursos.
Inicia con la “Columna Reflejo”, esta columna se emplea para almacenar la misma información en diferentes ubicaciones del espacio de trabajo o para actualizar columnas separadas sin duplicar esfuerzos. Al conectar los tableros, es posible reflejar información clave en cada uno de ellos, lo que permite que los cambios realizados se reflejen al instante.
En este caso, es necesario conectar el tablero del proyecto y el tablero de directorio de recursos para poder asignar las tareas con los atributos del recurso (disponibilidad, tarifa, entre otros) sin necesidad de volver a ingresar la información del recurso.
La segunda columna, denominada "Conectar tableros", te permite seleccionar el o los tableros que necesites conectar para enlazar datos entre tableros. Esta columna complementa la función de la columna "Reflejo".
Durante todo este proceso, te enfrentarás a los desafíos de la sobreasignación y la dependencia de recursos. Por lo tanto, es importante evaluar de manera consciente la supervisión y gestión de los recursos de tu equipo a partir del seguimiento del proyecto. Abordaremos esto con más detalle en nuestros próximos artículos, por lo que te invitamos a que sigas revisando nuestras publicaciones.
Si deseas obtener más información sobre cómo asignar los recursos o si tienes alguna pregunta sobre la plataforma y cómo puede beneficiar a tus proyectos de construcción, visita nuestro sitio web en www.systec-construction.com/monday-para-la-construccion o escríbenos a info@systec-construction.com para recibir atención personalizada.