Para poder llevar a cabo una buena gestión de proyectos se necesita planeación y estructura. Esta gestión se realiza en cuatro etapas principales:
Inicio: necesario para definir el alcance del desarrollo del proyecto.
Planeación: organizar desde el inicio los recursos que se requieren para llevar a cabo el proyecto, revisar si el plan es viable y preparar propuestas.
Ejecución: conseguir que todas las partes cooperen dentro y fuera de la empresa.
Fin del proyecto: confirmar la terminación de todas las actividades.
1. Fase de inicio.
Podemos decir que esta etapa del proyecto es la más importante, ya que es donde damos a conocer el proyecto y el objetivo a todos los involucrados en el proyecto (stakeholders).
La fase de inicio es la base de nuestro proyecto, y tiene el objetivo principal de definir el alcance del proyecto, su descripción y las expectativas que tienen los stakeholders; de esta forma podremos focalizar el propósito del proyecto.
La comunicación es clave en esta etapa. Por medio de una primera reunión de contacto con todo el equipo, se dan a conocer los objetivos del proyecto para aceptar un compromiso entre todos, tanto con interesados externos como con internos.
No sólo es el momento de responder a preguntas y dudas que puedan surgir sobre el proyecto, sino que anotaremos cada duda que no tenga respuesta e investigaremos sobre la solución adecuada. Esto es un paso fundamental para reducir contratiempos que en el futuro puedan poner en peligro el proyecto.
Las actividades que debemos desarrollar en esta etapa son:
Elaboración del plan de proyecto: aquí hacemos una descripción del objetivo del proyecto, costos y beneficios en las opciones de ejecución y soluciones recomendadas. Esto justifica la puesta en marcha del proyecto.
Definición del proyecto: aquí conocemos la visión, objetivos, alcance y resultados del proyecto; también es importante conocer los grupos de interés, roles y responsabilidades.
Estudio de factibilidad: aquí identificamos la probabilidad de que una o más soluciones satisfagan los requisitos. En esta actividad se llevan a cabo métodos de evaluación hasta dar con una solución a implementar.
Acta constitutiva del proyecto: es un documento emitido por el patrocinador (sponsor), donde se autoriza formalmente la existencia del proyecto y se asigna al gerente del proyecto (project manager). Documenta las necesidades del área de negocio que dieron origen a la iniciativa, las premisas, restricciones de tiempo, presupuesto, etc., así como los requisitos del cliente y del producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar.
En conclusión, en la etapa de inicio desarrollamos las tareas de definición del proyecto que consisten en acotar su alcance y realizar los procedimientos necesarios a nivel administrativo para abrir el proyecto de forma oficial dentro de la compañía.
La fase siguiente es la planeación, la cual se verá con más profundidad en otro artículo.
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