Muchos de nosotros en nuestra vida profesional gestionamos proyectos, ya sea como administrador (PM) que maneja un portafolio de varios proyectos, o como miembro de un equipo que participa en actividades y tareas. Hoy en dÃa, con la siempre creciente competencia en el mercado, se vuelve esencial encontrar métodos y mejores prácticas para incrementar la eficiencia y asegurar el éxito de proyectos.
La elección de la metodologÃa de gestión de proyectos adecuada es fundamental para que tu equipo tenga la capacidad de entregar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Desde Waterfall hasta Agile y Kanban, existe una amplia gama de metodologÃas y prácticas de gestión de proyectos que se pueden aprovechar para alcanzar las metas establecidas.
En esta edición de nuestro blog descubre los pasos necesarios para elegir el óptimo método de administración de proyectos según las necesidades de tu proyecto, asà como las ventajas de implementarlo para administrar tareas, organizar tiempos y establecer objetivos.
La importancia de definir un método de gestión de proyectos organizacional
Si bien no existe una forma perfecta de administrar un proyecto, al evaluar el tipo y el tamaño de los proyectos que tu empresa maneja - junto con los componentes clave involucrados - podrás elegir una metodologÃa eficiente que se adapte a tus necesidades y requerimientos.
El proceso de seleccionar un método de gestión de proyectos organizacional puede parecer demasiado laborioso, pero evaluar y acordar una metodologÃa brindará varios beneficios a tu organización. Una ventaja clave es que al seguir un método especÃfico se proporciona una guÃa consistente para que un equipo establezca y maneje fácilmente los factores crÃticos involucrados en los proyectos, incluidos los recursos, el presupuesto, la asignación de los miembros del equipo, el cronograma y la relación con las partes interesadas.
Es cierto que puede ser abrumador elegir un enfoque correcto cuando hay tantos marcos disponibles. Sin embargo, recuerda que no necesariamente tienes que quedarte con una sola opción; en función de las fortalezas y debilidades de los diferentes métodos, algunas empresas consideran varios tipos de gestión de proyectos para cumplir con los requisitos de diferentes proyectos.
Revisión de las necesidades y del proceso actual
El factor clave para determinar la metodologÃa adecuada es el tipo de proyecto que se administra. Con una gran variedad de marcos y metodologÃas, es fundamental reducir el enfoque revisando criterios especÃficos, que incluyen:
Enfoque del proyecto (por ejemplo, actividades y tareas versus producto final)
Participación de clientes y partes interesadas
Industria del proyecto
Flexibilidad en entregas y plazos de tiempo
Asignación y cambios al presupuesto
Número y tipo de equipos de trabajo que participan en el proyecto
Complejidad del proyecto
Recursos necesarios versus recursos disponibles
Escalabilidad del proyecto
Resistencia al cambio
Rigidez de la estructura
Especialización de roles
Existencia de fechas fijas de inicio y fin
Selección del método de gestión de proyectos adecuado
Después de analizar todos los componentes del proyecto antes mencionados, el siguiente paso es identificar el mejor método de gestión que se adapte a tu proyecto. Los pasos generales para hacer esto son los siguientes:
Establecer las variables que impulsan y agilizan la ejecución de proyectos y analizarlas en el contexto de los objetivos generales del proyecto.
Evaluar todas las metodologÃas posibles (Waterfall, Agile, Scrum, Kanban, Hybrid, Lean etc.) y decidir qué métodos son los más relevantes para tus proyectos.
Determinar el posible impacto de una u otra metodologÃa en caso de ser seleccionadas.
Analizar cada metodologÃa potencial comparando los pros y los contras de cada una con tu proyecto.
Examinar qué metodologÃa traerá el mayor éxito y eficiencia a tu proyecto y, al contrario, qué metodologÃa traerá el mayor riesgo.
Colaborar con otros miembros del equipo para intercambiar opiniones y sopesar la decisión.
Documentar la metodologÃa elegida para ser implementada y capacitarse en su uso.
Aplicar la metodologÃa al proyecto y monitorear su progreso y éxito.
Una vez que hayas seleccionado el método (o métodos) correctos para tu organización y tipo de proyectos, es fundamental identificar un software de gestión de proyectos para facilitar el trabajo y aliviar los esfuerzos de todos los involucrados. ¡Visita nuestra página web www.systec.com.mx o escrÃbenos a info@systec.com.mx para descubrir todas las soluciones tecnológicas que tenemos para ti en SYSTEC!