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¿Cuál es la clave del éxito en la gestión documental?



¿Alguna vez has experimentado la sensación de estar perdido en un laberinto de archivos que van y vienen por correo electrónico, incapaz de identificar con certeza la última versión actualizada, su relación con una fase concreta, una disciplina específica o el contratista involucrado?



En proyectos de construcción, es frecuente enfrentarse a escenarios similares como el anterior, aún y cuando se cuenta con la implementación de un sistema centralizado para gestionar los documentos.


Aquí te presentamos un ejemplo: Recientemente trabajamos con una empresa que gestionó la documentación de un proyecto de infraestructura vial a través de la plataforma Aconex.


El problema principal se debía a que al ser un proyecto grande, se veían involucrados múltiples participantes. Esta situación generó que cada empresa implicada en el proyecto adoptará su propia estructura para la identificación de documentos, o en algunos casos, ni siquiera estaba establecida.


Somos conscientes de que, sin importar la situación, lograr que múltiples personas coincidan en la adopción de una metodología puede resultar complejo y agotador. Y si a esto añadimos el hecho de que los documentos abarcan diversas disciplinas y áreas, esto terminó volviéndose un dolor de cabeza. La falta de un sistema organizado para identificar y categorizar los documentos causó confusión y retrasos en la búsqueda de información actualizada y relevante.


La solución a esta problemática resultó más sencilla de lo que uno se podría imaginar. La respuesta fue obtener un identificador (ID) adecuado para cada documento involucrado en el proyecto.


Aunque es ampliamente reconocido que un ID en cualquier software, permite ubicar rápidamente la información, es fundamental comprender que si este identificador no está construido con el objetivo de lograr una búsqueda inteligente, entonces no aportará mucho.


A simple vista, asignar un número o código único a cada documento parece suficiente, pero no garantiza un funcionamiento óptimo en la gestión de la información. La clave está en crear un sistema de identificación más allá de solo números. Esto significa agregar detalles que muestren de qué se trata el documento y cómo se relaciona con el proyecto en general.


Imagina usar un ID más completo en lugar de solo números. Podrías incluir la fecha de creación, el tipo de documento y otros detalles importantes. Así no solo encontrarás los documentos más rápido, sino que entenderás de qué se trata y por qué es importante de inmediato.


Por eso, nuestra tarea fue enfocarnos en implementar una estructura de ID sólida, que contuviera caracteres que facilitarán la búsqueda de la información clave, pero que además se generará de manera automática para evitar duplicidad de documentos.


A continuación te compartimos un ejemplo de un ID construido para identificar que el documento fue creado por SYSTEC (empresa) para el proyecto de Infraestructura vial, es un contrato (tipo de documento) para instalaciones (disciplina).



Con Aconex y su esquema del ID para cada tipo de documento, la organización y clasificación de los documentos se volvió eficiente y rastreable.


En resumen, el esquema de ID implementado en Aconex se convirtió en un elemento fundamental para la gestión de documentos de este proyecto. No solo mejoró la eficiencia en la organización y el seguimiento de documentos, sino que también contribuyó a la agilidad en la toma de decisiones y la colaboración en un entorno donde la información precisa y oportuna eran muy importantes.


Ahora que ya conoces como el esquema de ID puede ayudarte a asegurar el éxito de la gestión documental en tu proyecto, te invito a conocer más del tema, en nuestro sitio web https://www.systec-construction.com/primavera-aconex, o bien a través de info@systec.com.mx, donde atenderemos todas tus dudas.



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