Una parte esencial de la planeación y la ejecución de todo proyecto es la asignación de recursos, ya que nos permite monitorear de qué manera estamos utilizado a nuestro equipo en los proyectos en marcha, así como visualizar su carga de trabajo.
Con una asignación de recursos correcta y eficiente podemos lograr que el proceso de la realización del trabajo esté más controlado, organizado y equilibrado, buscando siempre respetar los plazos y presupuestos establecidos.
No obstante, se requiere experiencia para encontrar los recursos adecuados, evitando sobrecargar a los empleados, una baja de productividad, retraso en las tareas y, muy a menudo, un perjuicio financiero para la empresa. Por estas razones, en la toma de decisiones acerca de las asignaciones es necesario evaluar la disponibilidad, costo, capacitación profesional y otros aspectos importantes de los empleados.
En este artículo te contaremos más sobre 10,000ft, una plataforma de Smartsheet para la gestión de recursos humanos.
Schedule y People View
En primer lugar, 10,000ft cuenta con una vista llamada “Schedule”, la cual nos ayuda a rastrear y revisar cómo los recursos están trabajando a lo largo del tiempo, identificar sobrecargas de trabajo, la disponibilidad, y comunicar los plazos de las tareas planeadas. Dentro de esta pestaña es posible habilitar la vista de personas (People View), para ver el detalle de las asignaciones y aplicar filtros requeridos (Assignment Details).
Todas las asignaciones y las tareas pendientes aparecen en barras de color azul, mientras la disponibilidad de la persona se mostrará como un bloque gris claro. Si la persona está sobreasignada, verás advertencias rojas con el porcentaje de sobreasignación en cada caso (Allocation Heatmap).
Los fines de semana y días festivos están representados por barras verticales grises, los cuales no son tomados en cuenta para los recursos debido a la configuración predeterminada, pero es posible cambiarla si fuera necesario.
Cabe mencionar que al realizar un cambio en el plan de trabajo, la vista de la información en las páginas del proyecto o las hojas de tiempo de las personas se actualizará en tiempo real, beneficiando la transparencia y facilitando una correcta toma de decisiones.
Asignación de los recursos
Una de las grandes virtudes de 10,000ft es la facilidad con la que se puede encontrar al mejor recurso para las actividades, buscando a miembros específicos o filtrarlos por criterios: rol, disciplina, habilidades u otros campos personalizados.
La asignación de los recursos se puede realizar desde la pestaña "Schedule” o directamente desde la hoja del proyecto, y así tener un mayor control del detalle de la tarea. Una vez seleccionada la actividad, la cual no tiene un recurso asignado, puedes dar clic en “Add Team Member” y aplicar diferentes filtros de rol, disciplina u otros criterios; los recursos que cumplan con los filtros se mostrarán para su selección y las mejores coincidencias estarán listadas como “Matching People” y “Matching Placeholders".
Reasignación del trabajo
Comúnmente, en los proyectos se presentan situaciones de cuándo puede ser necesario realizar una reasignación de los recursos, y en estos casos, es importante encontrar los que más se acercan a las necesidades para cumplir con esta tarea.
La forma de reasignar recursos en 10,000ft es muy sencilla y parecida a la opción de asignación; solo se necesita dar clic sobre la actividad y después elegir la opción “Reassign”. Los atributos de ese miembro del equipo serán seleccionados automáticamente como filtros, mostrando personas y placeholders que coinciden con los mismos criterios. Si es necesario, se puede eliminar o agregar filtros adicionales para modificar sus resultados o profundizar los criterios de búsqueda.
Cuando trabajamos con las asignaciones de los recursos en los proyectos, es importante recordar que el hecho de tener una excelente dotación de personal no significa que los recursos de la organización o del proyecto estén bien administrados.
Mantén la carga de trabajo de tu equipo equilibrada, encuentra los recursos adecuados para realizar el trabajo requerido y mejora la coordinación de los equipos con 10,000 ft.
Para obtener más información sobre esta herramienta visita nuestra página https://www.systec.com.mx/10000ft, envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda o programar una demo o escríbenos en nuestras redes sociales: LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram o en nuestro canal de YouTube.
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